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domingo, 7 de abril de 2013

sistemas burocráticos.... ¡oh pesadilla! // my take on bureaucratic systems

(english version below)

Patton dijo: " Si todos piensan igual, significa que nadie esta pensando"
Einstein dijo: "No puedes resolver un problema con la misma mentalidad que creo el problema"
El Dr. Adizes dice: "Las organizaciones grandes y maduras es esclavizan a si mismas dentro de la misma paradoja del sistema burocrático por su propio crecimiento, y si esas organizaciones no innovan en sus propios métodos y cultura, estarán firmando su propia sentencia"

Historia real: Una amiga mía trabajó en la oficina regional de Walmart hace unos años y un buen día el teclado de su computadora le falló. Reporto el problema al departamento responsable, y mientras esperaba, se terminó el día. Al día siguiente trajo el teclado de su casa para seguir con su responsabilidad y trabajar. Paso una semana cuando vino la gente de sistemas, reemplazo el teclado y levanto un reporte de "acciones de sublevación y negligencia", por lo cual le suspendieron unos días. Ella cuando me lo contó me dijo que lo mejor era no ser responsable. Yo le conteste: "las reglas existen por una razón, y esas son para evitar que la gente haga lo que quiere, incluyendo ser demasiado responsable".

En otro caso real que oí  un call center que operaba 24/7 recibe una llamada en día festivo, y la situación que el cliente reclamaba solo podía ser resuelta por el departamento que solo trabajaba en horario normal de oficina. La operadora le dijo al cliente que le dejara los datos y que el próximo día hábil una persona del departamento correspondiente le marcaría  o si el cliente deseaba, el mismo podía marcar en horario hábil y con gusto le resolverían su problema. El cliente quedo contento con la respuesta. Esa precisa llamada fue una de las monitoreadas, y la operadora perdió sus comisiones del mes, porque la regla decía  "tienes que transferir la llamada del cliente a la oficina X..." A ver, señor creador de las reglas, Y monitoreo de llamadas "para asegurar la calidad en el servicio..." ¿¿Que clase de orangután castiga a la operadora por efectivamente resolver un problema al cliente sin peligrar el estatus de la compania??? de esa forma, claro... mucha calidad de repetición, si muy 6Sigma e ISOs y mi trasero... yo como cliente SOLO me interesa que me resuelvan...! No se ustedes queridos lectores, pero yo en muchas llamadas de call centers si he dicho:"Espero que me estén grabando porque esto es ridículo!..." y lo siento operadores, Sé muy bien que son los libretos y las reglas de los jefes, pero ni forma de hablar con ellos...

Es completamente cierto que en las empresas grandes, es imposible operar sin un reglamento bastante comprensivo, inclusivo y a veces extenso, el cual usualmente va creciendo y aumentando según vaya siendo dictado por las experiencias personales y corporativas. Yo he redactado suficientes como para saber de que se tratan y porque surgen, olvidemos que muchas certificaciones ISO y por el estilo son requisito tener absolutamente todo documentado. Alguien hizo algo que estaba "permitido" pero problemático y en ocasiones hasta peligroso, pues se escribe una regla. En el gobierno son leyes. Entre mas extensa sea la base de usuarios o ciudadanos, mas extenso en teoría tendría que ser el reglamento.... Pero una cosa es poner reglas para hacer la convivencia organizacional sistemática y otra es que quieran regular mis horarios, vueltas y estilo en el sanitario... 

El sistema burocrático lo defino como un sistema en donde las reglas de operación son demasiadas o suficientemente complejas que simplemente llega el punto en donde una persona común no llega a aprendérselas todas mucho menos acatarlas. Para eso se supone tenemos como sociedad a los abogados y contadores y senadores y yo que se que mas...

Ahora, si bien es cierto que los gobiernos como organizaciones no tienen el mismo concepto de "muerte organizacional" como las corporaciones privadas, pero  también se mueren y se llevan a su sociedades de por medio. Los casos mas críticos acaban en conflictos o guerras civiles.... También es cierto que los gobiernos tardan y consumen mas recursos en cumplir los mandatos, usualmente en comparación con las empresas privadas. en un sistema burocrático no importa si es privado o publico, las mismas paradojas inherentes a la burocracia y a la cultura burocrática existen que crean al sistema sobre si mismo.

En cualquier sistema burocrático publico o privado, las iniciativas siempre son por mandato, "top-down" o de arriba para abajo. Nunca de abajo-para-arriba  -las que los estudiosos le llaman "bottom-up" entonces resultan ser imposibles, perdiendo así prácticamente todo el capital intelectual que ya tienen dentro de sus mismas organizaciones, mucho menos escucharan a alguien exterior, "¡¡Oh, blasfemias!!"

El punto de hoy es que, "demasiada" burocracia es asesina pues no solo estorba, sino extingue cualquier innovación, y ya sabemos que pasa con las organizaciones humanas si no hay innovación... se mueren. Entonces, ¿Las organizaciones burocráticas pueden innovar? ¡Por supuesto!!  tienen que empezar con reducir el sistema sea tan burocrático  y no solo por pintar encima, pues por entropía todo se oxida y el oxido ineludiblemente se sigue oxidando...  y luego ya platicamos ser innovadores. Eso por si solo es un reto Titánico.

Todos conocemos historias de terror por burocracia. ¡Platiquenmelas!!

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Patton said: "if everyone thinks the same way then no one is thinking"
Einstein said: "you cannot solve a problem if you don't change the mind frame that created that problem" 
Adizes says: "big, mature companies enslave themselves into the bureaucratic paradox measures because of their own growth, and if those organizations do not innovate their own methods they will be signing their own demise"

A friend of mine worked in a regional Walmart office, one day her computer keyboard malfunctioned. She called the problem in, her day ended with no solution. So the next day she brought her home's keyboard to be responsible and continue her work. A week went by, the IT guy came in, replaced the keyboard and wrote a report on her "negligent and subordinative actions", earning her a short suspension. She told me she should've never be so responsible. I told her the rules were there for a reason, to avoid anyone doing whatever they wanted, even being overly responsible doing their own work.


Another case: I heard that a call center that operated 24-7 receives a call on a holiday, and the situation that the customer was calling about needed assitance of the department that only worked during weekdays. The operator solved the customer's situation by asking him to either call back on a weekday or leave his number and she'd call back to forward the call apropriately. This same call was the chosen for quality assurance monitoring, and the operator lost all of her bonus because the rules stated: "you must forward the call to X office..." Ok, Mr Monkey rule writer, What kind of orangutan punished the person that Solved a problem for the customer without jeopardizing the company's status?? of course, " monitored for quality assurance" of course, every ISO, 6Sigma robot repetition quality assured, my A$$, What I, as a customer want is to get my issue solved!!  I don't know about you my dear readers, but I have told many operators: " I hope you are recording me becuase this just  sucks!" And I am sorry operators I know that you follow the rules exactly like the boss' book goes, and that is a problem... just try and talk to one of the bosses... not going to happen...


It is absolutelly true that big corporations are impossible to operate without a comprehensive rulebook, which usually grows along with every corporations and personal experiences. I have written a few myself to know what that is about. It is also a requierement for may ISO type certifications. In government due to the sheer amount of people which they will be aplied, well those become laws. If the people base is large, in traditional theory it should reflect the amount of rules... But one thing is to put rules in place for systemic organizational colaboration and another that they want to regulate the time, shape and form I use and go to the toilet...

I define a bureacratic system where the operation rules are in such amount and/or complexity that a normal human being is uncapable of learning them all, much less abide them. In theory that is why we all need lawyers, accountants, senators and such and who knows who such...


True that government as an organization will not die as to the same concept of corporation death, and true that government changes take an immense amount of time and effort to implement such mandates, but private corporation's changes also take immense amount of time and effort to do so, especially if it's a mandate kind of deal because of the same inherent bureaucratic system paradoxes and bureaucratic cultural blockades that create the system onto itself.

In any bureaucratic system either private or government, a bottom up initiative is pretty much impossible to implement, loosing just too much profit out of their own intellectual capital, much less listen to someone from the outside, Oh blasfemy!

The point is, too much bureaucracy is a killer, not only will it hinder but extinguish any innovation incursion, and we all know what that means my dear readers, No innovation = Death.
So, Can big bureaucratic systems innovate? of course! Start by being not so bureaucratic, and not simply by painting over the rust as it will continue to rust from the inside just out of enthropic principles. And just after that, we can talk becoming innovative. That is a Titanic challenge onto and by itself.


We've all heard bureaucratic nightmares. Please share!!

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UPDATE: one of my readers asked me: "What would you do to innovate inside a bureaucratic organization? "

Bureaucratic systems are built on rules, usually too many rules. innovation is built mostly by bypassing some if not most rules. If the rules are too strict then there is no room for innovation. To become innovative in a strict environment the rules must be bent, broken or disappeared. It is simply impossible to make rules to create innovation as creation means there are no rules yet created to begin with. It becomes sort of the time/space paradox.
So yes, there is safety created by bureaucratic rules, and them being bent or disappeared will undoubtedly cause panic. What would I do? Same I've done successfully before: create panic and chaos, Controlled chaos that is. Of course it would ultimately depend on the corporation that wishes changes to be made. Then there is a start. Without will there is nothing to do, no one can do anything for anyone without their own will to change.
So it is a problem, huge problem onto itself. If the company is big then the deconstruction ergo reengineering must be huge. It really depends on each company's current situation, their own rulebook, their own culture, their own people, and their own goals.

Sorcates once said: "to create change use your energy wisely: don't fight the old, build onto the new. But to build the new, one must learn from the old..."


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ATUALIZACIÓN: Un lector me pregunto, " ¿Y tu que harias para innovar en una empresa burocrática?

Los Sistemas burocráticos están construidos sobre reglas, usualmente demasiadas reglas. La innovación es creada alrededor de las reglas. Si las reglas son demasiado estrictas, no hay lugar para innovar. Para convertirse en innovativo dentro de un ambiente estricto, algunas de las reglas deben doblarse, romperse o borrarse. Simplemente es imposible crear reglas para crear innovación pues en el proceso de creación se crearan las nuevas reglas. Es una paradoja de tipo tiempo/espacio.
Así que si, el sistema burocrático crea un sentido de seguridad, y el hecho de doblarlas o desaparecerlas indudablemente creara pánico  ¿Que haría yo? crear pánico y caos. Caos controlado por supuesto. Claro que dependerá completamente de la voluntad de cambio de la empresa en cuestión. Si no hay voluntad no hay nada que nadie pueda hacer para ayudarlos.
Así que si tienen un problema sobre si mismos. Entre mas grande sea la empresa, mayor es el reto de deconstrucción y reingenieria. Realmente depende de la situación actual de la empresa, su propio reglamento, su propia cultura y su gente, y obvio, sus propios objetivos.

Socrates dijo "para crear el cambio uno tiene que usar su energía sabiamente: No te pelees contra lo viejo, construye sobre lo nuevo. Pero para construir lo nuevo uno tiene que aprender de lo viejo..."


del Maestro Quino (C)